エクセルで作るシンプルな FAX 送信状 - 住所録パック (Excel 2003)

【2016-07-25 追記】
ダウンロードするファイルがリンク切れしていましたので修正しました。ご指摘ありがとうございました。

エクセルで作るシンプルな FAX 送信状 (Excel 2003)の住所録パックなるものを作りました。かなり強力です。

以前のエクセルで作るシンプルな FAX 送信状 (Excel 2003)よりも、さらに業務の効率化が図れるのではないでしょうか。この記事の文章も、業務の効率化のために以前の記事を流用していますので、あしからずw


お手元に1冊あると便利です。

fax01.gif

デザインと言っていいのか疑問なほどシンプルなデザインなので、業種を問わず使えるのではないかと思います。

使い方を簡単に説明します。

※更新情報は、ページ下の「チェンジログ」を参照してください。

この送信状のメリットと前バージョンとの違い

FAX 送信状は Word のテンプレートが主流のようですが、それだといちいちマウスを動かして、入力欄を選択して入力、選択して入力、の繰り返しで面倒くさいです。また、間違えて改行とか入れると欄が乱れたりしてイライラします。

その点、この Exel のテンプレートは、入力欄と印刷用を別シートに分けてあるので、入力、Enter、入力、Enter をガンガン繰り返せばいいので、作業が早いはずです。一人当たり、1 枚送信するのに 2 分短縮できます。

fax02.gif

さらに、この住所録パックでは、新たに住所録のシートを追加しました。それにより、住所録に登録されている人の中から FAX を送信したい人をドロップダウンリストで選択すると、FAX 送信状の送信先欄に自動的に値が入力されるようになりました。

fax04.jpg

使い方

このファイルには、次の 4 枚のシートが入っています。

  • 入力欄
  • 住所録
  • 送信状
  • 送信状(PR)

入力欄

1枚目の「入力欄シート」が入力用になっています。このシートの表の「送信先」以外の項目に必要事項を記入すれば、残りのシートに反映されます。自分の情報を入力して、一度保存しておけば後から楽になるますね。「送信先」については、下記の住所録シートで選択することになります。

注意点としては、「内容」欄などのセルの中で文章を改行するには「Alt + Enter」としてください。

住所録

住所録のシートに、送信先のデータを追加していきます。

1 行目のドロップダウンリストで、追加した送信先の中から送信先を選択すれば、入力欄シートの「送信先」にデータが自動的に入力されます。ドロップダウンリストは、「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」それぞれに設置してあり、またそれぞれが連動していますので、どの項目からも選択できます。また、「 A1 」のセルに、半角数字で ID 番号を直接入力しても OK です。

サンプルでは、A 列の ID 1 の行は空欄になっていて、 ID 2 の行以降にサンプルデータが入力されています。 ID 1 の行は、「送信するけど住所録に保存する必要なないよー」というときの入力欄として空けておくことをお勧めします。

住所録は、1,000 件まで入力できます。それ以上になる場合は、関数内の数値を多少変更する必要があります。

A 列の「 ID 」から G 列の 「FAX 」までは変更すると不具合が生じますが、H 列の「住所」以降は自由に変更できるので、住所録として使いやすいようにカスタマイズしてください。

送信状のタイプ

送信状は 2 パターンあって、1つには PR 欄を設けました。会社や個人の PR に使えば良いかと思います。

なお、左上のホワイトスペースは、クリップアートを入れたりしたら良いかと思います。僕はそのまま使用しています。

以前のバージョンでは、デザインを一応 2 パターン用意していましたが、今回から 1 つのみにしました。お好みでカスタマイズしたら良いでしょう。

カスタマイズ

デザインなどをカスタマイズするときは、「ツール」>「保護」>「シート保護の解除」をしてください。

ダウンロード

以下のリンクから最新版のファイルをダウンロードして、解凍してお使いください。

チェンジログ

【2008-09-29】

ユーザーからの要望により、「住所録」のシートで、「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」それぞれにドロップダウンリストを設置し、どの項目からも送信先を選択できるようにしました。説明文の内容もそれに合わせて修正しました。

【2008-08-28】

エクセルで作るシンプルな FAX 送信状 - 住所録パックを公開しました。

以上です。

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